Oracle Platinum Partner Deutschland LogoOracle Platinum Partner Deutschland Logo

Service-Hotline

0721 132 096-0
info@merlin-zwo.de allgemeine Fragen support@merlin-zwo.de Notfälle, auch am Wochenende

Universitätsklinikum Heidelberg optimal lizenziert

Optimierung der IT-Infrastruktur spart Lizenzkosten
im siebenstelligen Bereich

Das Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) ist in Sachen Oracle Datenbanken wieder optimal aufgestellt. In Zusammenarbeit mit den Karlsruher Oracle-Experten von merlin.zwo wurden vorhandene Insellösungen zentralisiert und sowohl die Lizenzstruktur als auch die Hard- und Software optimiert. Das entlastet die einzelnen Abteilungen, aber vor allem das IT-Budget. Allein durch die optimierte Lizenzierung spart das Klinikum 70.000 Euro im Jahr. Außerdem werden zukünftige Lizenzrisiken in Millionenhöhe vermieden. Ein Erfolg auf der ganzen Linie - da sind sich die Verantwortlichen einig.

Das Universitätsklinikum Heidelberg ist eines der größten und renommiertesten medizinischen Zentren in Deutschland: Pro Jahr werden dort über 100.000 Menschen stationär betreut, dazu kommen mehr als eine Million ambulante Patienten. Lehre und Forschung werden ebenfalls großgeschrieben: Die medizinische Fakultät hat eine über 600-jährige Tradition und genießt international einen hervorragenden Ruf. Rund 3.500 angehende Ärzte studieren in Heidelberg, außerdem forschen Hunderte von Wissenschaftlern in den Kliniken und Instituten nach neuen, besseren Behandlungsmethoden.

Eine so komplexe Organisation braucht eine leistungsfähige und an die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen angepasste IT-Infrastruktur. Von der Menüausgabe bis hin zu den Monitoren auf der Intensivstation setzt das Klinikum daher seit Jahren auf Oracle Datenbanken. Gepflegt und gewartet wurden diese bisher direkt in den Fachbereichen, die aber naturgemäß andere Kernaufgaben haben. Schließlich stehen die Patienten im Vordergrund und nicht die Technik. So funktionierten die Datenbanken frei nach dem Motto "never touch a running system" oft jahrelang unverändert. Dies führte dazu, dass im Klinikalltag teilweise noch ganz alte "Schätzchen" im Einsatz waren.

Cornelius Esch, Leiter Service und Infrastruktur beim Zentrum für Informations- und Medizintechnik am UKHD: "Vor allem bei den Lizenzen bestand Handlungsbedarf. Weil sich in den Fachbereichen niemand damit auskennt und bei Über-, Unter- oder Falschlizenzierung unter Umständen millionenschwere Nachzahlungen drohen, wollten wir auf der sicheren Seite sein und haben unseren IT-Dienstleister, das Systemhaus Bechtle in Mannheim, mit einer umfassenden Überprüfung unserer Oracle-Lizenzen beauftragt."

merlin.zwo InfoDesign wurde von Bechtle Mannheim mit ins Boot geholt, weil die Karlsruher Oracle-Experten erstens umfassendes Know-how und langjährige Erfahrung mit Oracle Datenbanken sowie deren Optimierung und Lizenzierung mitbringen, und sich zweitens in zahlreichen gemeinsamen Projekten als kompetenter Partner bewiesen haben, insbesondere für umfangreiche, komplexe oder kniffelige Fragen und Anforderungen rund um Oracle.

Für den optimalen Betrieb der Oracle Datenbanken im Universitätsklinikum Heidelberg erarbeitete merlin.zwo ein umfassendes, weit über die reine Lizenzoptimierung hinausgehendes Gesamtkonzept, das gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe schlägt. Auf dieser Basis wurden im Jahr 2017 alle Datenbanken unter Oracle VM zentralisiert und auf einen einheitlichen, aktuellen Versionsstand angehoben. Sie werden nun an einer zentralen Stelle von merlin.zwo fachgerecht überwacht, gepflegt und gewartet. Um die Fachabteilungen dauerhaft zu entlasten, entschied sich das Klinikum für TotalCare, einen Rundum-Sorglos-Wartungsvertrag, bei dem sich merlin.zwo InfoDesign um die komplette Datenbankwartung kümmert - von A wie Administration im laufenden Betrieb über Monitoring, Updates und Security Patches bis Z wie zuverlässige Datensicherung.

Damit alle Daten jederzeit sicher verfügbar sind, hat merlin.zwo InfoDesign das vorhandene Datensicherungs- und Datensicherheitskonzept ebenfalls überarbeitet. Für alle Datenbanken wurde ein Online Monitoring eingerichtet, damit die Oracle-Experten bei Bedarf schnell eingreifen können. Wichtige Datenbanken wurden zusätzlich über Oracle DataGuard abgesichert, so dass das Klinikum mit der neuen Lösung auch die Sicherheit und Verfügbarkeit der teils sensiblen Daten enorm verbessern konnte.

Jeder, der im UKHD mit Oracle Datenbanken arbeitet, hat nun mit merlin.zwo einen zentralen Ansprechpartner, der sich bestens auskennt und so für alle Anforderungen des täglichen Betriebs die besten Lösungen anbieten kann. Die Fachabteilungen können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und sparen außerdem jede Menge Zeit und Geld. Die vom Kostenstandpunkt aus beste Nachricht: Die vorhandenen Lizenzen konnten so konsolidiert werden, dass keine Neulizenzierung erforderlich war. Mehr noch: Im Gegensatz zum alten Lizenzierungsmodell spart das Klinikum jedes Jahr 70.000 Euro.

Mitten im IT-Umbau kam dann auch die vom UKHD bereits erwartete Ankündigung von Oracle, einen Lizenzaudit im Klinikum durchführen zu wollen. merlin.zwo InfoDesign arbeitete direkt mit Oracle zusammen und stellte alle für den Audit benötigten Daten zur Verfügung, so dass das UKHD damit keine Arbeit hatte. Weil das von merlin.zwo entwickelte Lizenzierungsmodell sehr klar und einfach zu validieren ist, ging die Überprüfung entsprechend schnell und das Konzept wurde vollständig bestätigt.

Die Verantwortlichen waren begeistert von der Zusammenarbeit mit dem Projektteam von merlin.zwo InfoDesign und dem Systemhaus Bechtle Mannheim. Cornelius Esch zeigt sich sehr zufrieden: "Von Anfang an fühlten wir uns bestens betreut. Wir hatten immer einen kompetenten Ansprechpartner und für alle unsere Anforderungen gab es sehr schnell sehr gute Lösungen. Insgesamt kann ich sicherlich sagen, dass wir noch nie ein Projekt in dieser Größenordnung hatten, das so leise und reibungslos verlaufen ist. Vielen Dank an alle Beteiligten, sowohl die Dienstleister als auch die Kollegen und Mitarbeiter in unserem Hause."

merlin.zwo unterstützt seine Kunden regelmäßig dabei, die Oracle-Lizenzen auf dem aktuellen Stand zu halten. Ob als vorbeugender Lizenzcheck vor einem Lizenzaudit oder als nachträgliche Prüfung der Ergebnisse aus dem Oracle Lizenzaudit - mit einer fachgerechten Lizenzkonsolidierung erzielt merlin.zwo InfoDesign immer sehr gute Erfolge für seine Kunden.