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Neues Rechenschafts-Berichts-Tool für die Union Investment Gruppe

Rechenschaftsberichte flexibel und vollautomatisch erstellen mit ReBeTo von merlin.zwo


Mit der neuen Automatisierungs-Software ReBeTo von merlin.zwo erstellt die Union Investment Gruppe die gesetzlich vorgeschriebenen Rechenschaftsberichte für ihre Fonds jetzt schneller und einfacher als je zuvor.
Foto: merlin.zwo

Die Automatisierungs-Software ReBeTo (Rechenschaftsberichts-Tool) wurde von merlin.zwo für die Union Investment Gruppe entwickelt, eignet sich grundsätzlich aber auch für andere Unternehmen, die entsprechende Berichte erstellen bzw. veröffentlichen müssen. Mit ReBeTo werden seit Januar 2016 die gesetzlich vorgeschriebenen Jahres- und Halbjahres-Rechenschaftsberichte über die Aktivitäten der ca. 1.100 Fonds im Portfolio der Union Investment Gruppe automatisch erstellt – gesetzeskonform, länderspezifisch, mit umfangreichen manuellen Eingriffsmöglichkeiten und vor allem schneller und einfacher als je zuvor.

Die gesetzlich vorgeschriebenen Rechenschaftsberichte werden bei der Union Investment Gruppe an den Standorten Frankfurt/Main und Luxemburg erstellt. Für Fonds, die länderübergreifend angeboten werden, sind teilweise mehrere Berichte notwendig, denn jeder Rechenschaftsbericht muss Sprache, gesetzliche Vorschriften und weitere Besonderheiten des jeweiligen Landes berücksichtigen. Vor der Einführung von ReBeTo war dies allein schon durch die Anzahl der Fonds ein immenser Aufwand. Hinzu kam, dass die den Berichten zugrunde liegenden Informationen vor der Verarbeitung erst mühsam aus verschiedenen Datenquellen zusammengeführt werden mussten.

In punkto Benutzerfreundlichkeit, Stabilität und Performance entsprach das in die Jahre gekommene Vorgängersystem nicht mehr den Ansprüchen der Anwender und des Marktes. Die als Alternative geprüfte marktübliche Standardsoftware wurde als zu umständlich und zu wenig passgenau eingestuft. Grund genug für die Verantwortlichen bei der Union IT-Services GmbH (UIT), ein völlig neues, perfekt an die eigenen Ansprüche angepasstes System zu schaffen, zumal mit merlin.zwo ein bewährter IT-Partner zur Verfügung stand, der ein solches Projekt auch stemmen konnte. Die Karlsruher „IT-Zauberer“ hatten bei früheren Projekten für die UIT bereits exzellente Arbeit geleistet und brachten Branchenkenntnis und die nötige Erfahrung für die Entwicklung des gewünschten Rechenschaftsberichts-Tools mit. ReBeTo sollte nämlich in einem einzigen System Daten aus unterschiedlichen Quellen konsolidieren, verarbeiten, Ergebnisse editieren und Berichte für die Veröffentlichung erstellen können.

Gefordert war ein modernes, zukunftsfähiges System, das alle Anforderungen in einem modularen Aufbau abbildet und zudem flexibel konfigurierbar und leicht zu warten ist. Der Wunsch, alle im Projektverlauf auftretenden gesetzlichen, organisatorischen und technischen Änderungen zeitnah berücksichtigen zu können, erforderte einen dynamischen, teilweise durch Methoden des agilen Projektmanagements unterstützten Entwicklungsprozess. Neben merlin.zwo und den IT-Verantwortlichen der UIT wurden auch Key Anwender aus den zuständigen Fachbereichen mit einbezogen. Nach einer sorgfältigen Anforderungsanalyse erstellten alle Beteiligten gemeinsam die Fachkonzeption und das daraus resultierende Pflichtenheft. Auf dieser Basis erarbeitete merlin.zwo dann die IT-Spezifikation. Im Anschluss realisierten acht erfahrene merlin.zwo-Entwickler über einen Zeitraum von ca. 20 Monaten das heutige ReBeTo, das am 1. Januar 2016 nach einer intensiven Testphase in den Live-Betrieb ging.

Das Fazit vorweg: Mittlerweile wurden über 1.500 Rechenschaftsberichte erzeugt und veröffentlicht. Die Anwender in den Fachbereichen schätzen das System als willkommene Arbeitserleichterung. Daniela Günther, Gruppenleiterin im Team Fonds-Rechnungslegung in Frankfurt/Main: „Mein Team und ich sind von ReBeTo begeistert. Das System ist kompakt, übersichtlich und benutzerfreundlich. Im Gegensatz zum Vorgänger läuft es selbst in den „heißen“ Berichtsphasen jederzeit stabil und auch die Qualität der Daten ist besser und vollständiger. Das spart Arbeit und verbessert die Zusammenarbeit untereinander und mit den Wirtschaftsprüfern wesentlich.“ Für Qualität und Geschwindigkeit des merlin.zwo-Supports findet Daniela Günther ebenfalls nur lobende Worte.

Steffen Zach, verantwortlicher Applikationsbetreuer bei der UIT, zeigt sich ebenfalls sehr zufrieden: „Insgesamt beschleunigt die neue, deutlich leistungsfähigere Reporting-Plattform die Erstellung der Berichte erheblich. Viele Vorarbeiten wurden automatisiert und laufen bereits vor dem Erreichen des jeweiligen Stichtags an. So steht den Anwendern mehr Zeit für die eigentliche Berichtserstellung zur Verfügung.“ Ein Erfolg auf der ganzen Linie also.

Schneller, übersichtlicher und effizienter: So funktioniert ReBeTo im Arbeitsalltag


Klare, aufgeräumte Oberfläche und viele Anpassungsmöglichkeiten – so effizient geht die Erstellung von Rechenschaftsberichten mit ReBeTo.
Screenshot: merlin.zwo

Wie von Union Investment gewünscht, vereint ReBeTo die gesamte Wertschöpfungskette bei der Erstellung von Rechenschaftsberichten in einem System. Flexible Workflows steuern den Prozess von der Datengenerierung über das Layout, die Prüfung nach dem 4-Augen-Prinzip und die Kommunikation mit dem Wirtschaftsprüfer bis hin zu Versand und Veröffentlichung der Berichte.

Jeder Anwender hat für alle ihm zur Bearbeitung zugewiesenen Fonds stets den aktuellen Überblick über die in einer Berichtsperiode zu erstellenden Berichte. In der klaren und übersichtlichen Benutzeroberfläche kann er mit benutzerbezogenen Filtern Fortschritt und Status kontrollieren und jederzeit in den Prozess eingreifen, beispielsweise um manuelle Sonderberichte zu erstellen oder gezielt Daten „nachzuladen“. Ein durchdachtes Status- und Berechtigungskonzept spart dabei jede Menge Zeit: Mehrere Anwender können gleichzeitig an einem Bericht arbeiten und die verteilte Zusammenarbeit von Fachbereichsmitarbeitern und externen Partnern, beispielsweise den Wirtschaftsprüfern, wird ebenfalls unterstützt. Dank der automatischen Berichtshistorie kann der Entstehungsprozess eines Berichts vom ersten Entwurf bis zur finalen Version jederzeit nachvollzogen werden.

Das Rohgerüst des einzelnen Berichts mit Referenzdokumenten steht schon weit vor dem Stichtag zur Verfügung. Per Mausklick sind alle relevanten Daten in den Berichten komfortabel änderbar – inklusive Referenzdokumenten. Die bei vielen Fonds notwendigen Anpassungen für die Veröffentlichung in mehreren Ländern gehen ebenfalls schnell und einfach: Mit nur einem Klick kann ein Bericht in eine andere Sprache konvertiert sowie für das entsprechende Land angepasst werden. Soll ein deutscher Bericht beispielsweise in der Schweiz veröffentlicht werden, fügt ReBeTo automatisch die Komponente „Informationen für Anleger in der Schweiz“ hinzu und generiert den Bericht auf Wunsch mit den landesspezifischen Begriffen und Texten für die Sprache Deutsch (Schweiz), Italienisch oder Französisch.

ReBeTo beherrscht außerdem die Umsetzung von Spezialregelungen für verschiedene Fondstypen und Rechtsformen. So werden die Anforderungen beispielsweise für AIF/OGAV, SICAV, Umbrella-Fonds, Spezialfonds oder die Ein/Mehrklassenfonds-Steuerung bei der Erstellung der Rechenschaftsberichte automatisch berücksichtigt. Technisch besteht das System aus einer browser-basierten APEX-Anwendung und einer Oracle-Datenbank, in der die Businesslogik abgelegt ist. Kern der Verarbeitungslogik ist ein mächtiger Generator, der alle Datenquellen inklusive seiner eigenen Konfiguration einliest, die Daten konsolidiert verarbeitet und sie im gewünschten Format für den Output zur Verfügung stellt.

Mehr Details, die technischen Spezifikationen, Anwenderstimmen und Screenshots finden Sie auf unserer Homepage hier:
Download des auführlichen Berichts im PDF Format


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